Deschiderea unei afaceri nu este atat un demers anevoios, cat unul indraznet, ce iti poate aduce multe satisfactii, uneori neasteptate. Gandul de a construi ceva propriu, de a aduce o schimbare in lume si de a-ti atinge potentialul maxim poate prinde viata prin infiintarea unei firme. Daca ai luat aceasta hotarare, noi suntem alaturi de tine, pentru a te ajuta sa o apuci pe drumul cel mai potrivit tie, de unde calatoria ta va fi usoara si placuta.
1. Deschidere firma, pas cu pas, in Romania
Daca, in urma cu cativa ani, procesul de deschidere a unei afaceri si actele necesare pentru infiintarea unei firme erau descurajante, digitalizarea a simplificat extrem de mult procedura, iar lucrurile sunt mai usoare ca niciodata.
Primul pas il reprezinta definirea tipului de firma. Tot ce trebuie sa stii cand iti faci o firma depinde de aceasta alegere: SRL (Societate cu Raspundere Limitata), SA (Societate pe Actiuni), PFA (Persoana Fizica Autorizata) si II (Intreprindere Individuala) sunt cele mai populare optiuni. Mai departe, va trebui sa gasesti o denumire unica si adaptata firmei tale, verificand in prealabil disponibilitatea ei in Registrul Comertului. Pentru unele industrii, sunt necesare, suplimentar, anumite autorizatii sau licente pentru a opera legal.
Urmatorul pas important in cum sa iti deschizi o afacere il reprezinta redactarea actului constitutiv si depunerea lui la Registrul Comertului: acesta contine informatii despre asociati sau actionari, obiectul de activitate, capitalul social, sediul social etc. si este posibil sa ai nevoie de asistenta juridica si contabila in acest demers.
In paralel, se vor desfasura formalitati de inregistrare fiscala la Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF) si obtinerea codului de identificare fiscala. De asemenea, este necesara deschidere unui cont bancar, pe numele firmei, pentru a gestiona tranzactiile financiare legate de afacere.
Acestia sunt doar principalii pasi de infiintare pentru firma. In functie de alegerile tale si de specificul activitatii, ei pot capata o cu totul alta orientare.
In orice afacere, bunurile si echipamentele reprezinta coloana vertebrala a operatiunilor. Trebuie sa tii cont de ele in strategia infiintarii unei firme de succes, pentru ca asigurarea lor poate preveni pierderi financiare masive, in cazul unor evenimente neprevazute, precum incendii, inundatii, furturi sau alte calamitati, ce pot pune in mare pericol orice business. Este importat sa te documentezi despre asigurarea de bunuri, pentru a te bucura de protectie financiara in fata pagubelor materiale si a asigura bunul mers si prosperitatea afacerii tale.
1.1. Infiintarea de firme: aspecte la care sa fii atent
Obiectul de activitate al unei firme nu este singurul element caruia trebuie sa ii acorzi atentie in procesul de infiintare a afacerii. Exista si alte aspecte la care trebuie sa fii atent:
In acest demers prin care firma ta ia nastere, colaborarea cu Oficiul National de Registru al Comertului (ONRC) va fi esentiala. Si mai tarziu, pe parcursul functionarii, vei interactiona cu acesta, insa nu la fel de intens ca acum. Asigura-te ca ai o colaborare cat mai buna cu aceasta institutie, respectand cu atentie indicatiile primite, pentru a nu tergiversa inutil procedurile.
Inainte de a alege forma de organizare, fa o analiza temeinica, pentru a afla despre toate avantajele si dezavantajele si a putea opta in mod informat. Asigura-te ca ai fondurile necesare pentru plata taxelor si tarifelor de inregistrare.
Redacteaza cu multa grija actul constitutiv si consulta-te cu specialisti acolo unde ai dubii, pentru a sta cat mai departe de probleme ulterioare, derivate din exprimari neclare sau incomplete in redactarea clauzelor.
Fii atent la contractele de munca ale angajatilor si mai ales la legislatia in materie. Scrie cu atentie clauzele contractuale, cat mai clar si mai complet si creeaza un mediu de lucru cat mai sigur. Informeaza-ti angajatii despre accidentele de munca si comportamentul asteptat intr-o astfel de situatie si incheie asigurarile necesare, pentru a preveni eventualele procese lungi si costisitoare.
Fii constient de obligatiile legale si fiscale pe care le ai ca intreprinzator, nu doar in cum infiintezi o firma, ci si ulterior, si asigura-te ca respecti toate reglementarile in vigoare.
1.2. Tipuri de firme: avantaje si dezavantaje
Cu toate ca organizarea ca SRL este cea mai comuna forma de organizarea a unei afaceri, exista si o pondere considerarabila a persoanei fizicei autorizate (PFA), iar faptul ca prima are personalitate juridica, in timp ce a doua nu are, nu este unica distinctie.
Este adevarat ca raspunderea e mai mare la PFA, ceea ce presupune sanse mai ridicate de a fi nevoit sa scoti bani din propriul buzunar, ipoteza in care asigurarea de raspundere profesionala devine cu atat mai relevanta, dar poti sa iti tii singur contabilitatea, economisind sumele datorate contabilului autorizat. Acesta este obligatoriu in cazul SRL, dar costul poate fi contrabalansat de limitarea rapunderii la capitalul social, spre deosebire de PFA.
Ambele forme juridice necesita inregistrarea in Registrul Comertului, iar de cand capitalul social pentru SRL a devenit optional, si diferenta aceasta intre SRL si PFA s-a uniformizat, ramanand doar taxa pentru publicarea in Monitorul Oficial, ce nu exista la PFA, dar este obligatorie la SRL.
Infiintarea PFA necesita studii de specialitate dovedite prin diploma sau certificat, dar nu trebuie sa fie neaparat studii universitare. Cateva cursuri de specialitate sau ceva experienta in domeniu pot fi suficiente.
Poti avea un SRL infiintat de catre o singura persoana, dar daca aceasta este si administrator, va avea obligatiile legale corespunzatoare acestei calitati, ceea ce poate pune o oarecare presiune inconfortabila.
Atat PFA, cat si SRL-ul au obligatii fiscale, dar acestea sunt diferite in functie de forma. PFA depune declaratii privind veniturile, contributiile la sanatate si pensii, in timp ce SRL depune declaratii privind obligatiile de plata la bugetul de stat si impozitul pe profit.
In acelasi timp, chiar daca ai o PFA, poti fi angajat in alta parte si chiar in acelasi domeniu in care desfasori activitate ca PFA. Poti fi angajat la propriul SRL si nici nu exista restrictii in privinta numarului de angajati. La PFA esti limitat la cel mult 3 angajati.
Atat PFA, cat si SRL, pot opta sa fie sau sa nu fie platitori de TVA, atata timp cat veniturile sunt sub plafonul stabilit. Odata ce depasesc acest plafon, ambele forme juridice devin platitori de TVA.
PFA poate avea cel mult 5 clase de activitati prevazute de codul CAEN, corelate cu studiile de specialitate. La SRL nu exista limite in privinta numarului de clase de activitati, dar exista restrictii prevazute de lege.
Asigurarile sunt decizii responsabile in ambele cazuri: fie ca optezi pentru asigurarea facultativa complexa a afacerii Business IMM sau asigurarea pentru afaceri mici si mijlocii SME, acest pas te poate ajuta mult, dincolo de cum sa iti deschizi o firma, la cum sa ii stimulezi cresterea si sa o mentii pe o linie de plutire, indiferent de cat de multe provocari ti s-ar ivi.
In concluzie, atat PFA, cat si SRL au avantaje si dezavantaje, iar alegerea depinde de necesitatile specifice ale afacerii si preferintele antreprenorului. Acestea nu sunt singurele tipuri de societati comerciale in Romania, asa incat este important sa analizezi cu atentie aspectele juridice si fiscale implicate de fiecare forma, pentru a lua cea mai buna decizie in functie de obiectivele si activitatea afacerii tale.
2. Acte necesare pentru deschiderea unei firme
Actele necesare pentru infiintarea firmei acopera, in primul rand, atat inregistrarea in Registrul Comertului, cat si inregistrarea fiscala. In al doilea rand, in functie de tipul de firma ales, vor aparea unele diferente, nu foarte mari, insa carora este extrem de important sa le acorzi atentia cuvenita, pentru a nu te gasi in situatii neplacute.
Inainte de inregistrarea propriu-zisa, trebuie facuta o cerere de verificare a disponibilitatii si rezervare a denumirii firmei. Formularul tipizat iti va solicita propunerea a 3 denumiri, in ordinea preferintelor: doar daca prima nu va fi disponibila se va trece la a doua si, mai tarziu, la a treia.
Etapa inregistrarii presupune un ansamblu de acte pe care trebuie sa le depui, iar Oficiul Registrului Comertului le-a compilat intr-o lista, pe care o poti analiza mai departe si care ar trebui sa te scuteasca de drumuri inutile:
- Cererea de înregistrare tipizată, completată corect și complet, cu informațiile solicitate
- Actele de deschidere firmă includ și actele de identitate ale fondatorilor, administratorilor, cenzorilor sau auditorilor persoane fizice
- Actul constitutiv, în original. Aici, Oficiul Registrului Comerțului îți pune la dispoziție modele de acte constitutive pe care le poți folosi, în funcție de tipul firmei, pentru a te asigura că acesta este valabil și respectă condițiile legale
- Anexa privind înregistrarea fiscală
- O declarație-tip, pe propria răspundere, cu privire la îndeplinirea condițiilor de funcționare și desfășurare a activității pentru sediul social și eventualele sedii secundare
- Dovada verificării disponibilității și rezervării denumirii firmei, ce se obține în acea etapă prealabilă, prezentată la început
- Tot printre actele de înființare firmă, mai precis pentru sediul social, trebuie prezentat un document ce atestă dreptul de folosință asupra spațiului respectiv
- Declarație privind beneficiarul real al persoanei juridice
- Dovezile privind plata tarifului legal de publicare în Monitorul Oficial, Partea a IV-a
Mai pot fi necesare unele documente suplimentare, pentru situatii cu anumite particularitati, printre care:
- - Anexa privind investiția străină, însă doar în situațiile de acest tip, adică acolo unde există asociați sau acționari cu domiciliul ori sediul în străinătate
- - Declarația pe propria răspundere a persoanei fizice cetățean străin, când firma nu este înregistrată fiscal în România
- - Avizul asociației de proprietari privind schimbarea destinației imobilelor colective cu regim de locuință, prevăzut de Legea nr. 196/2018
Aminteste-ti de importanta asigurarilor intr-o afacere si analizeaza optiunile disponibile pe piata inainte de a cumpara politele aferente. Toate asigurarile pentru persoane juridice sunt gandite pentru a asigura un confort necesar in derularea optima a afacerii. De la asigurarea de sanatate de grup GrupMED si asigurarea de viata Grup Forte, pana la beneficiile pentru angajati, aceste acte sunt, de asemenea, acte necesare in firma si o parte din raspunsul la intrebarea „Cum deschid o firma in conditii de siguranta, fara sa simt ca imi asum mai multe riscuri decat este confortabil?”.
3. Infiintarea unei firme: alegerea domeniului de activitate
Infiintarea unei firme este un proces important si complex, iar alegerea domeniului de activitate este una dintre etapele critice, ce vor avea un impact foarte mare asupra intregului business. Este util sa ai la indemana cativa pasi cheie, care sa te ajute sa alegi domeniul de activitate potrivit pentru firma ta:
- Cum să deschizi o afacere fără să ai interese puternice, pasiune? Când nu știi în ce domeniu să începi o afacere, alege în concordanță cu ceea ce îți place, te atrage, te pasionează. De multe ori, de aici va veni și motivația pentru a depune mai mult efort și a rămâne dedicat pe termen lung.
- Studiază piața, pentru a identifica oportunitățile și necesitățile neacoperite. Examinează concurența și cererea pentru produsele și serviciile din diferite domenii, pentru a identifica un sector care să aibă potențial de creștere și profitabilitate.
- Ia în considerare abilitățile, experiența și cunoștințele pe care le deții deja, pentru a elimina sau măcar minimiza investițiile necesare din această perspectivă. Deschiderea unei firme într-un domeniu în care ai experiență îți poate oferi un avantaj competitiv și te poate ajuta să faci față mai ușor provocărilor.
- Verifică reglementările legale în vigoare. Există domenii ce impun cerințe speciale și ar fi bine să știi de la început dacă nu le poți îndeplini, respectiv ce pași trebuie să urmezi pentru asta, de ce investiție ai nevoie și așa mai departe.
- Fă o estimare a potențialului de profitabilitate. De la costurile inițiale, până la cheltuielile curente și previziunile de venituri, ar fi bine să ai o oarecare perspectivă, previzibilitate. Piața nu poate fi intuită integral, dar poți observa anumite tendințe, de care te-ai putea folosi.
- Consultă-te cu experți în domeniul afacerilor, consultanți sau alte persoane cu experiență în înființarea de firme. Aceste persoane îți pot oferi sfaturi valoroase, te pot ajuta să iei cele mai bune decizii și îți pot semnala anumite riscuri pe care nu le-ai putea vedea atât de ușor.
- Fă-ți un plan de afaceri. Odată luate cele mai importante decizii, vine momentul în care trebuie să pui totul pe hârtie, conturând planul de afaceri. Acesta ar trebui să cuprindă strategia, obiectivele, structura organizatorică, planul de marketing, previziunile financiare și alte aspecte importante.
Pentru un antreprenor care deruleaza contracte in sectorul achizitiilor publice, asigurarea de garantii ASIBOND este o solutie optima. Este foarte important sa iti delimitezi cat mai clar obiectul de activitate, pentru ca in acest mod vei putea selecta produsele dedicate, special concepute pentru a contribui la buna functionare a businessului tau.
Inainte de a lua o decizie finala, asigura-te ca analizezi cu atentie toate aspectele importante si ca iti iei timp sa reflectezi asupra implicatiilor si riscurilor asociate cu alegerea unui anumit domeniu de activitate. O decizie bine fundamentata in privinta domeniului de activitate poate avea un impact semnificativ asupra succesului afacerii pe termen lung.
Asadar, deschiderea firmei este doar primul pas in parcursul tau de la vis la realitate. Va fi un drum plin de provocari si oportunitati, dar ai toate instrumentele necesare pentru a trece de la idei la actiuni concrete si chiar daca inceputurile pot fi dificile, pas cu pas, cu dedicare si incredere, poti atinge culmile succesului. Fiecare pas te apropie de visul tau, asa ca indrazneste sa pornesti la drum. Calatoria ta poate incepe astazi!
Sursa foto: freepik.com.
