Poza de Jacek Dylag pe Unsplash.com
Deschiderea unei cafenele reprezinta o initiativa captivanta pentru antreprenorii care doresc sa patrunda in lumea afacerilor. Sansele de succes sunt insemnate, cafeaua fiind o bautura consumata in cantitati apreciabile, insa actiunea implica si o serie de riscuri care trebuie sa fie luate in considerare. Concurenta acerba, schimbarile in ceea ce priveste prevederile legislative si modificarea comportamentului clientilor obliga intreprinzatorii sa ia unele masuri preventive, care sa minimizeze efectele posibile ale numeroaselor tipuri de riscuri. Printre metodele recomandate de specialisti in aceasta privinta se numara si politele de asigurare destinate mediului de afaceri, deoarece permit o abordare proactiva pentru prevenirea pierderilor si asigurarea stabilitatii afacerii.
Articolul de mai jos este util antreprenorilor incepatori sau celor experimentati, ce intentioneaza sa deschida o cafenea si sa o transforme intr-o afacere de succes. Astfel, acestia pot afla care este importanta planului de afaceri intr-un astfel de demers si care sunt actele si autorizatiile necesare. De asemenea, vor putea consulta si o serie de recomandari practice in ceea ce priveste deschiderea efectiva a unei cafenele, precum si ce se poate face pentru micsorarea riscurilor la care se supun.
1. Recomandari preliminare pentru deschiderea unei cafenele - pasii si documentatia necesare
Poza de Davide Carpani pe Unsplash.com
Succesul in afaceri este influentat de o varietate de factori esentiali care trebuie atent evaluati. Urmarirea etapelor recomandate, de la formularea conceptului initial pana la lansarea efectiva a afacerii, trebuie realizata cu rigurozitate pentru a asigura conformitatea legala si a construi o fundatie solida pentru intreprindere. Primii pasi, cei legati de realizarea planului de afaceri si obtinerea actelor si autorizatiilor necesare sunt esentiali in asigurarea succesului pe termen lung, ajutand proprietarii de cafenele sa isi transforme visul in realitate.
1.1. Cum este intocmit un plan de afaceri pentru cafenea - principalii pasi care trebuie urmariti de un antreprenor
Construirea unei afaceri solide trebuie sa inceapa cu o etapa initiala, de planificare meticuloasa, in vederea maximizarii sanselor de succes pe termen lung. Atunci cand alegi sa deschizi o cafenea, realizarea unui plan de afaceri corespunzator, care sa fie utilizat drept ghid este esentiala, el fiind necesar pentru punerea la punct a conceptului initial si desfasurarea activitatilor zilnice ale afacerii. Prin intermediul unui plan de afaceri pentru o cafenea, antreprenorii isi pot clarifica viziunea in legatura cu directia urmarita si, in acelasi timp, pot obtine sansa unor finantari care sa contribuie la succesul afacerii lor.
Printre elementele ce merita a fi adaugate planului de afaceri al unei cafenele se numara:
- Analiza cat mai detaliata a pietei consumatorilor de cafea si a concurentei deja existente - Pe baza acestui studiu se poate intelege comportamentul consumatorilor, putandu-se astfel alege cea mai buna varianta de cafenea, care sa iasa in evidenta fata de cele deja existente;
- Stabilirea modelului de afaceri adoptat - In aceasta etapa se va decide cu privire la tipul de cafenea, designul folosit si oferta de produse si servicii. Toate aceste aspecte trebuie sa imbine in mod fericit asteptarile clientilor si viziunea antreprenorului;
- Planificarea financiara este o alta componenta ce nu trebuie sa lipseasca dintr-un plan de afaceri - Se vor face previziuni cat mai detaliate cu privire la veniturile asteptate, costurile implicate si nivelul de profitabilitate al afacerii;
- Majoritatea afacerilor din prezent depind de atragerea clientilor prin utilizarea unor strategii de marketing si de vanzari solide - Planul de afaceri trebuie sa cuprinda o componenta indreptata in aceasta directie, stabilindu-se tacticile de promovare si metodele de atragere si de fidelizare a clientilor;
- Planul de operatiuni este un ultim aspect care trebuie sa fie prezent intr-un plan de afaceri, deoarece prin intermediul acestei parti se poate stabili cu precizie modalitatea de functionare zilnica a cafenelei prin stabilirea unor aspecte cum ar fi aprovizionarea, gestionarea stocurilor, managementul personalului, asigurarea calitatii etc.
1.2. Autorizatii si acte necesare pentru deschiderea unei cafenele
Infiintarea si functionarea unei afaceri trebuie realizate prin respectarea legislatiei in vederea evitarii unor situatii problematice. Obtinerea tuturor actelor si autorizatiilor necesare este esentiala, avand in vedere complexitatea demersului. Antreprenorii sunt sfatuiti sa abordeze aceasta etapa cu seriozitate si atentie, pentru a asigura o conformitate completa si o buna desfasurare a activitatilor ulterioare.
Pentru indeplinirea conformitatii legislative se vor avea in vedere urmatorii pasi:
- Inregistrarea firmei la „Oficiul National al Registrului Comertului” (ONRC) - Variantele recomandate, in special in cazul antreprenorilor incepatori, sunt PFA sau SRL;
- Obtinerea autorizatiilor de mediu si sanitar-veterinare - Cafenelele activeaza in domeniul servirii publicului si, din acest motiv, trebuie sa dovedeasca siguranta acestora prin obtinerea unor documente cum ar fi autorizatia sanitara de functionare de la „Directia de Sanatate Publica”, cea sanitar-veterinara eliberata de DSVSA si cea de mediu primita de la „Agentia pentru protectia mediului”;
- Autorizatia de functionare de la Primarie - Actul se obtine in urma depunerii unei cereri de autorizare la Primaria localitatii unde va functiona cafeneaua, fiind obligatorie insotirea sa de documentele solicitate;
- Avizele de la Inspectoratele pentru situatii de urgenta - Aceste avize necesare pentru deschiderea unei cafenele sunt cerute in functie de dimensiunea si specificul afacerii;
- Autorizatie pentru comercializarea bauturilor alcoolice - Actul va fi necesar daca se opteaza pentru vanzarea acestor produse.
Fiecare dintre documentele si autorizatiile necesare pentru deschiderea unei cafenele de mai sus trebuie obtinute in mod obligatoriu, in caz contrar putand sa se ajunga la sanctiuni grave: amenzi usturatoare, suspendarea activitatii si inchiderea firmei.
2. Recomandari practice pentru deschiderea unei cafenele
Poza de M o e pe Unsplash.com
Deschiderea unei cafenele poate fi o reala oportunitate de afaceri pentru antreprenorii incepatori, pentru ca piata este apreciabila, iar elementele organizatorice sunt relativ usor de aplicat. Totusi, din cauza competitiei destul de puternice este necesara aplicarea unor strategii potrivite pentru organizarea spatiului, dotarea acestuia cu echipament profesional si atragerea clientilor printr-o reputatie cat mai solida. Luarea in calcul a unor recomandari practice este binevenita, deoarece pe baza lor se pot evita anumite situatii problematice.
2.1. Costurile deschiderii unei cafenele
Un aspect esential in deschiderea unei cafenele este aprecierea cu obiectivitate a costurilor implicate pe parcursul tuturor etapelor, de la idee si pana la obtinerea profitului. In acest mod, antreprenorii pot aprecia de la inceput daca au la dispozitie sumele necesare sau daca trebuie sa obtina finantari de la institutii bancare sau de la parteneri de afaceri. Printre costurile asociate pentru deschiderea unei cafenele se numara:
- Cele mai importante sume sunt cele destinate achizitionarii sau inchirierii si amenajarii spatiului - Banii necesari pot varia in functie de locul ales, de dimensiunea spatiului sau chiar de conditiile specifice de pe piata imobiliara. Se va lua in considerare necesarul pentru amenajarea cafenelei (renovare, mobilier, design interior etc.);
- Un alt cost semnificativ este cel privitor la echipamentele necesare si achizitionarea materiei prime - Nu trebuie sa lipseasca espressoarele profesionale de cafea, rasnitele, mixerele, frigiderele, masinile de gheata, cuptoarele si alte echipamente. Materiile prime initiale sunt cafea, zahar, lapte, siropuri, produse de patiserie etc.;
- Obtinerea autorizatiilor si plata taxelor presupune un efort financiar destul de insemnat, deoarece numarul lor este destul de mare;
- Costurile de personal nu trebuie sa fie pierdute din vedere, fiind obligatorie realizarea unei rezerve care sa ofere posibilitatea platilor pentru doua sau trei luni pana la atingerea eficientei operationale;
- Costurile de marketing si publicitate pot parea mari, insa folosirea acestor instrumente in etapa initiala poate sa contribuie in mod decisiv la succesul financiar al cafenelei.
2.2. Dotarile obligatorii pentru deschiderea unei cafenele
Dotarea unei cafenele cu echipamentul potrivit poate sa faca diferenta intre o afacere care abia supravietuieste si una de succes si profitabila. Cu ajutorul unor dotari adecvate este posibila atingerea unei eficiente maxime in conditii de consum minim si cu sanse reduse de aparitie a unor defectiuni.
- Echipamentele pentru prepararea cafelei sunt cele mai importante - Nu trebuie sa lipseasca espressoarele profesionale, care permit prepararea unor bauturi multiple la calitate inalta, rasnita de cafea cu reglaje precise ale gradului de macinare si masina de facut gheata, utila pentru prepararea unor bauturi cum ar fi frappe sau cafea cu gheata;
- Echipamentele pentru prepararea si depozitarea alimentelor sunt de folos daca se decide sa se puna la dispozitie servicii suplimentare, cum ar fi comercializarea produselor de patiserie, sandwich-urilor sau a altor gustari. Echipamentele recomandate sunt frigiderele, congelatoarele, cuptoarele, gratarele, vitrinele frigorifice pentru expunere etc.;
- Mobilierul este crucial pentru garantarea unei atmosfere placute, atragatoare si confortabile pentru clienti - Mesele si scaunele trebuie sa fie de calitate, sa ofere confort maxim si sa reziste un timp indelungat. Importanta este zona de bar care trebuie sa fie organizata cu gandul la functionalitate si la rezistenta de intretinere;
- Echipamentele de curatenie si intretinere ofera posibilitatea mentinerii igienei la nivel superior, atat pentru satisfactia clientilor, cat si pentru respectarea legislatiei in domeniu;
- Echipamentele de plata si de securitate sunt utile pentru cresterea eficientei cafenelei - spre exemplu, folosirea unui sistem POS va usura eficienta platii pentru produse si bauturi, iar asigurarea securitatii (sisteme de alarma, camere de supraveghere, sisteme de control al accesului in cafenea) va garanta siguranta lucratorilor si clientilor cafenelei.
3. Recomandari utile pentru minimizarea riscurilor in deschiderea unei cafenele
Deschiderea si operarea unei cafenele implica anumite riscuri, la fel ca orice alta afacere. Nu de putine ori, antreprenorii au investit sume importante si s-au trezit in situatia de a fi nevoiti sa-si inchida afacerea din cauza unor elemente pe care nu le-au luat in considerare si care le-au adus mari probleme. Specialistii recomanda o abordare atenta in vederea reducerii riscurilor si optarea pentru niste instrumente financiare, care sa minimizeze pierderile in cazul in care acestea apar.
Printre recomandarile profesioniste ce merita a fi luate in considerare de catre orice antreprenor, fie incepator, fie experimentat, se numara:
- Protectia impotriva riscurilor neprevazute - Exista o serie de imprejurari neasteptate care conduc la pierderi financiare semnificative sau chiar la inchiderea totala a afacerii. Printre aspectele de acest gen se numara incendiile, vandalismul, furturile sau chiar accidentarea unui client in cafenea. Abordarea acestei situatii se poate face intr-un mod corespunzator prin utilizarea asigurarilor pentru afaceri mici si mijlocii SME, un instrument special destinat protejarii businessurilor aflate in stadii incipiente de infiintare si dezvoltare. Totodata, prin incheierea unei asigurari de bunuri Phoenix se poate evita plata unor costuri importante, in cazul in care vor avea loc accidente la locul de munca sfarsite cu distrugerea unor echipamente;
- Realizarea unui plan de afaceri detaliat - Prin intermediul acestuia, se pot realiza anumite anticipari ale diferitelor evenimente care pot provoca pierderi si daune semnifcative afacerii. In cazul in care apar astfel de evenimente, antreprenorul are la dispozitie un document care sa ii permita sa ia cele mai bune decizii pentru minimizarea riscurilor;
- Respectarea reglementarilor legale si a normelor de siguranta este o alta directie ce permite evitarea unor riscuri semnificative - In acest mod se pot evita amenzi care pot ajunge la sume importante sau chiar inchiderea afacerii. O abordare corecta presupune obtinerea tuturor autorizatiilor necesare si respectarea cu strictete a normelor de igiena si siguranta alimentara;
- O problema cu care se confrunta adeseori proprietarii de cafenele este cea a angajatilor insuficient de bine pregatiti sau care au o abordare gresita a relatiei cu clientii - Printre elementele care contribuie la minimizarea riscurilor in aceasta directie se numara angajarea unui personal calificat, cu experienta sau, daca acest lucru nu este posibil, formarea echipei astfel incat sa se ajunga la relationarea corespunzatoare cu clientii si la prepararea la un nivel ridicat a bauturilor oferite;
- Atragerea si mentinerea clientilor reprezinta o problema majora a cafenelelor - Printre metodele recomandate se numara diversificarea ofertelor si a meniului. In acest mod se evita riscul dependentei de un singur produs care ar putea disparea. In acest sens, de folos sunt introducerea unor produse sezoniere (bauturi racoritoare vara si cele cu arome specifice pe durata sezonului rece) si adaugarea unor optiuni diversificate in meniul cafenelei pentru anumite categorii de clienti (vegetarieni, vegani si persoane cu anumite intolerante alimentare);
- Monitorizarea si optimizarea costurilor pe tot parcursul functionarii cafenelei - Ofera posibilitatea cresterii profitabilitatii afacerii fara a aparea riscul depasirii bugetului afacerii.
In concluzie, deschiderea unei cafenele reprezinta o idee profitabila pe baza careia antreprenorii pot construi o afacere solida si durabila. Prin abordarea profesionista a riscurilor inerente si a punerii la punct a unor strategii si a unui plan de afaceri pentru deschiderea unei cafenele care sa minimizeze efectele negative ale acestora, activitatea unei cafenele va fi una durabila si de succes.
