Deschiderea restaurantului mult visat: documentatie, autorizatii si asigurari

Deschiderea unui restaurant este o decizie cu un grad mare de responsabilitate: fiind vorba despre o afacere din zona alimentatiei publice, fiecare pas trebuie analizat cu multa atentie, pentru ca lucrurile sunt ceva mai complicate, iar conditiile de indeplinit mult mai stricte in acest sector. Un restaurant, ca idee de afacere, poate fi foarte profitabil; insa, pentru a avea o sansa reala, tinand cont de concurenta intensa de pe piata, trebuie ca toate actele si autorizatiile necesare sa existe inca de la inceput, sa fie corect intocmite si sa te protejezi prin asigurari cat mai acoperitoare.

1. Deschiderea restaurantului tau, pas cu pas

Inainte de avize pentru restaurante si alte autorizatii necesare pentru deschiderea unui restaurant, primii pasi in dezvoltarea afacerii sunt pentru planificare si cercetari de piata. Mai departe, locatia, meniul, estimarile de buget si alte aspecte similare vor urma un curs firesc, fiind interdependente.

• Planificare si cercetari de piata

Este important sa pornesti la drum cu o planificare cat mai detaliata: sa definesti conceptul restaurantului, adica tipul de bucatarie, atmosfera, registrul de preturi, respectiv publicul tinta. Aceste aspecte sunt deosebit de importante, pentru ca influenteaza cursul altor decizii - si de aceea este bine ca ele sa existe intr-o forma cat mai clara inca de la inceput.

Totodata, cercetarile de piata sunt absolut necesare pentru a intelege concurenta si nivelul de cerere pentru tipul de restaurant la care te gandesti. Planul de afaceri mai trebuie sa includa estimari de costuri, bugetul initial si previziunile financiare pe termen lung, dupa care poti trece la etapa urmatoare.

• Gasirea unei locatii potrivite

Alegerea unei locatii potrivite este cruciala. Vor trebui analizate traficul pietonal, vizibilitatea, accesibilitatea si costul chiriei. In plus, locatia aleasa trebuie sa respecte toate reglementarile si normele de sanatate si siguranta alimentara.

• Obtinerea finantarii

Aceasta etapa este dedicata evaluarii costurilor initiale si a capitalului de lucru necesar. Mai departe, va trebui sa aiba loc identificarea surselor de finantare, cum ar fi imprumuturi bancare, investitori sau economii personale, fara de care afacerea nu ar putea porni si functiona in parametri optimi.

• Autorizatii si reglementari

Asigura-te ca obtii toate avizele, licentele si autorizatiile necesare pentru a deschide si opera un restaurant in zona aleasa. Este esential atat pentru imagine, cat si din punct de vedere financiar, sa respecti toate reglementarile legate de sanatatea alimentara, igiena si siguranta la locul de munca, amenzile fiind destul de piperate, iar prejudiciul de imagine dificil de reparat.

• Planificarea meniului si aprovizionarea

Meniul este cel mai important element pentru clienti, acesta fiind, de fapt, motivul pentru care iti calca pragul. Asadar, asigura-te ca meniul propus este atractiv, variat, adecvat conceptului restaurantului. Mai departe, gaseste furnizori de alimente seriosi si responsabili si dezvolta relatii solide cu acestia, pentru a asigura aprovizionarea constanta cu ingrediente de cea mai buna calitate.

• Echipa si formarea personalului

Recruteaza personalul potrivit: de la personalul din bucatarie, bar si servire, pana la cel de curatenie. Asigura-te ca personalul este bine pregatit si respecta standardele de servire si igiena.

• Marketing si promovare

Strategia de marketing este necesara pentru atragerea clientilor. Utilizeaza o gama cat mai larga de retele de socializare si canale de comunicare si publicitate locala pentru o promovare completa si de succes a restaurantului. Mai tarziu, aminteste-ti sa asculti feedback-ul clientilor, pentru a imbunatati constant serviciile. De asemenea, sistemele de recenzii functioneaza excelent in atragerea de clientela noua.

Industria restaurantelor poate fi dificila, iar primele luni sau chiar ani pot veni cu multe provocari. Fii pregatit sa te adaptezi constant, daca vrei ca afacerea ta sa se dezvolte frumos in timp. Este esential sa investesti timp si energie in dezvoltarea unei afaceri solide si sa acorzi atentie tuturor detaliilor, in special celor minore, pentru a asigura satisfactia clientilor si prosperitatea restaurantului pe termen mediu si lung.

2. Acte necesare pentru deschiderea unui restaurant: inceputurile afacerii

Dintre actele necesare, autorizatia de functionare a restaurantului este printre primele obtinute si probabil cea mai cunoscuta. Intreaga documentatie necesara, insa, este extrem de ampla si uneori poate varia, asa incat va trebui abordata metodic.

Inregistrarea la Registrul Comertului si la ANAF

Inainte de a colecta actele necesare pentru functionarea restaurantului, primul pas il reprezinta inregistrarea la Registrul Comertului si cea fiscala, la ANAF. Indiferent ca alegi SRL, cea mai populara forma de organizare, SA, sau o intreprindere familiala, numarul de inmatriculare este un element esential si dovedeste existenta afacerii tale. De asemenea, inregistrarea la autoritatea fiscala competenta este necesara pentru a plati impozitele si taxele stabilite conform legii.

In acest sens, documentatia necesara se gaseste pe site-urile institutiilor si cuprinde, printre altele: o cerere de inregistrare tipizata, dovada verificarii disponibilitatii si rezervarii denumirii pentru societate, documente privind dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social, actele de identitate ale persoanelor cu roluri de conducere in societate si mai multe declaratii pe propria raspundere, dintre care una vizand chiar autorizarea functionarii.

In Legea privind registrul comertului din Romania sunt stabilite cerintele pentru autorizarea functionarii si verificarea activitatilor comerciale. Acest proces implica si colaborarea cu autoritatile responsabile pentru protectia sanatatii publice, siguranta alimentara, protectia mediului si protectia muncii. Daca exista probleme sau nereguli, autoritatile pot suspenda sau interzice temporar activitatea unui comerciant, iar aceste decizii sunt inregistrate in registrul comertului. De altfel, orice schimbare in activitatea comerciala trebuie comunicata si inregistrata la registrul comertului, fie de catre comerciant, fie de catre autoritatile competente, nerespectarea acestor obligatii reprezentand contraventie si fiind sanctionata cu amenda.

3. Autorizatii pentru restaurant: de functionare, de siguranta si de mediu

Autorizatiile necesare pentru un restaurant sunt, de principiu, aceleasi, indiferent de tipul de restaurant, locatie si marime. Iata care sunt avizele necesare pentru deschiderea unui restaurant:

1. Autorizația de funcționare

   Autorizația de funcționare este documentul fără de care activitatea din cadrul restaurantului tău nu se poate desfășura în condiții de legalitate. Aceasta se obține împreună cu acordul de funcționare pentru activitățile de alimentație publică și comerț, de la autoritățile locale competente - în principiu, primăriile.

   În dosarul de autorizare sunt necesare documente eliberate în prealabil de alte instituții, precum Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor (ANSVSA), Inspectoratul pentru Situații de Urgență (ISU) și chiar Agenția pentru Protecția Mediului (APM), în anumite situații. Toate acestea presupun plata de taxe, pe care este foarte important să le ai în vedere în momentul întocmirii bugetului pentru deschiderea restaurantului.

2. Autorizație ANSVSA și PSI

   Siguranța trebuie să fie mereu pe primul loc: atât cea alimentară, cât și cea în situații de urgență. Autorizația ANSVSA (Autoritatea Națională Sanitară Veterinară și pentru Siguranța Alimentelor) este esențială pentru orice restaurant, certificând faptul că toate regulile de igienă și siguranță alimentară sunt respectate. Pentru a obține această autorizație, restaurantul trebuie să demonstreze că respectă standardele stricte de igienă și că dispune de infrastructura și procedurile necesare pentru a preveni contaminarea alimentelor și a proteja sănătatea consumatorilor.

   Autorizația PSI (Protecție și Securitatea la Incendiu) are drept scop asigurarea securității împotriva incendiilor. Restaurantele trebuie să aibă sisteme de detectare a incendiilor, stingătoare adecvate, căi de evacuare clare și personal instruit pentru a face față situațiilor de urgență. Obținerea acestei autorizații implică o evaluare a măsurilor de prevenire și a capacității de reacție în caz de incendiu.

3. Autorizații de mediu și gestionarea deșeurilor

   Nu în ultimul rând, printre autorizațiile necesare pentru funcționarea restaurantului se numără și autorizația de mediu, însă doar dacă acesta are peste 100 de locuri. Autorizația de mediu este importantă atât din perspectiva protejării mediului înconjurător, cât și a efectelor asupra sănătății umane, iar măsurile stabilite prin aceasta au rolul de a gestiona interacțiunea cu natura și de a demonstra o atitudine responsabilă.

   Totodată, gestionarea deșeurilor este o parte importantă a activității și este relevantă pentru toate tipurile de restaurante, indiferent de dimensiunea sau specificul lor. Acestea trebuie să respecte legislația locală și națională privind gestionarea deșeurilor: începând cu clasificarea corectă a deșeurilor, până la depozitarea lor în containere adecvate și contractarea unor servicii de colectare.

4. Licența de muzică și drepturi de autor

   Printre avizele necesare pentru un restaurant se numără și licența pentru utilizarea muzicii ambientale sau chiar pentru găzduirea unor concerte live, dacă spațiul este generos, iar stilul restaurantului o permite. Calitatea atmosferei este esențială pentru atragerea și fidelizarea clientelei, însă difuzarea muzicii presupune plata unei taxe către UPFR. Licența obținută are valabilitate 1 an, cu posibilitate de prelungire, și îți permite să creezi un mediu cât mai plăcut pentru clienții tăi, precum și să dai mai mult contur conceptului de restaurant ales.

   Este foarte important să analizezi atât reglementările locale, înainte de a considera închis acest pas, cât și legislația la zi, întrucât pot interveni modificări care să schimbe această configurație a funcționării, prin documente sau suplimentarea ori eliminarea unora dintre ele.

4. Alte acte necesare pentru restaurant: asigurari utile

Odata cu colectarea tuturor actelor necesare infiintarii restaurantului, activitatea in cadrul acestuia poate incepe: legal si fara riscul unor amenzi care sa puna in pericol profitabilitatea afacerii sau continuitatea ei.

Riscurile de alta natura, insa, continua sa existe, iar protejarea impotriva lor este absolut necesara pentru un parcurs de afaceri cat mai confortabil. Asa cum exista asigurari de viata, de sanatate, de calatorie etc. pentru persoane fizice, in mod similar, exista asigurari destinate persoanelor juridice:

1. Împotriva incendiilor și altor riscuri, precum cutremurele, vandalismul și exploziile, o asigurare menită să protejeze afacerea, precum asigurarea complexă facultativă a afacerii Business IMM, este o soluție inspirată. De principiu, aceasta acoperă:

   - Asigurarea de răspundere civilă generală față de terți: alte persoane ce ar putea suferi daune materiale, vătămări corporale sau chiar deces, ca rezultat al activității companiei tale;

   - Asigurarea de accidente ale angajaților - acoperă decesul sau invaliditatea permanentă totală sau parțială a unui angajat, ca urmare a unui accident în timpul muncii;

   - Asigurarea pierderilor din exploatare rezultate din întreruperea activității;

   - Asigurarea de avariere a unor bunuri, cauzată de avarii electrice sau mecanice bruste și imprevizibile.

2. Un alt tip de asigurare extrem de utilă este una gândită, de această dată, pentru angajați, în calitatea lor de actori de bază în succesul afacerii tale, precum asigurarea de viață Grup Forte. Asigurarea de viață pentru angajați reprezintă un produs flexibil, ce oferă o serie de beneficii și opțiuni și care poate fi personalizat (din perspectiva valabilității, de exemplu), pentru a se potrivi nevoilor tale specifice. Acest tip de asigurare poate acoperi decesul asiguratului, indiferent de cauză, suma fiind plătită beneficiarilor desemnați sau moștenitorilor legali ai asiguratului. Acoperirile suplimentare pot viza invaliditatea permanentă din accident sau din boală, spitalizarea în caz de accident sau boală, intervenții chirurgicale cu aceeași cauză sau diagnosticarea și intervenția chirurgicală în caz de boli grave, cum ar fi cancerul sau infarctul miocardic. Nu în ultimul rând, cheltuielile sunt deductibile pentru tine, ca angajator, oferindu-ți un avantaj fiscal.
3. De asemenea, poți oferi angajaților, sub formă de beneficiu, o asigurare de sănătate privată, care să asigure acces la servicii medicale și tratament mai ușor, poate chiar gratuit, pe baza unei polițe de asigurare colectivă, cum este asigurarea de sănătate de grup GrupMED. Aceste pachete sunt flexibile și se pot personaliza, pentru a răspunde cât mai bine nevoilor tale, la nivel de afacere.
4. După angajați, bunurile utilizate în desfășurarea afacerii sunt cele mai importante. Astfel, o asigurare destinată acestora, precum asigurarea bunurilor Phoenix, te asigură împotriva unor riscuri de distrugere și furt. Pot fi asigurate clădiri, cât și alte construcții (anexe ale restaurantului, de pildă) și îți poți personaliza pachetul, alegând doar anumite riscuri (incendii, inundații, cutremure, trăsnete, alunecări de teren etc.).

Aceste asigurari sunt facultative, insa te pot proteja atat pe tine, cat si pe angajatii tai, deci intregul business. Iata cateva motive pentru care aceste asigurari pot fi benefice:

• Asigurarea de sănătate oferă angajaților acces la servicii medicale și tratamente de calitate, reducând cheltuielile personale pentru asistența medicală, ceea ce poate îmbunătăți calitatea vieții acestora, deci și sănătatea și puterea de muncă.
• Companiile de asigurări oferă, adesea, resurse și consultanță profesională, pentru a te ajuta să identifici și să gestionezi toate riscurile, adică și pe cele mai dificil de prevăzut.
• Oferirea unor beneficii suplimentare, precum asigurarea de sănătate, poate face o companie mai atractivă pentru angajați: atât actuali, cât și potențiali. În plus, angajații care se simt protejați și au acces la îngrijirea medicală pot fi mai productivi și mai dedicați.
• Există și unele avantaje fiscale pentru angajatorii care oferă asigurări de sănătate sau alte beneficii angajaților.
• Faptul că afacerea este protejată împotriva riscurilor financiare majore îți oferă liniște și curaj, mutând concentrarea pe dezvoltarea și extinderea acesteia.
• În cazul absențelor prelungite ale angajaților din cauza problemelor de sănătate, asigurarea poate ajuta la menținerea continuității afacerii prin acoperirea costurilor de înlocuire temporară, prevenind amplificarea pierderilor financiare.

O afacere ce detine asigurari adecvate poate inspira incredere clientilor, partenerilor de afaceri si investitorilor, ceea ce contribuie la mentinerea si dezvoltarea relatiilor de afaceri.

Este important, ca proprietar de afacere si angajator, sa evaluezi cu atentie optiunile disponibile si sa te consulti cu furnizorii de asigurari, pentru a gasi solutia cea mai potrivita nevoilor tale si ale angajatilor.

Deschiderea unui restaurant de succes poate fi un vis implinit pentru multi antreprenori. Pentru atingerea acestui obiectiv si mentinerea succesului pe termen lung, este esential sa urmezi, cu rabdare si atentie, toti pasii si sa te asiguri ca ai toata documentatia si toate autorizatiile, respectiv ca te-ai protejat cu asigurarile necesare.

Deschiderea unui restaurant poate fi o aventura palpitanta, iar cu o planificare temeinica si respectarea normelor legale, iti vei putea transforma restaurantul intr-un succes culinar si financiar.

Sursa foto: unsplash.com