Fotografie de Aymanejed pe Pixabay.com
Una dintre cerintele legale la infiintarea unei firme este stabilirea unui sediu social. In acest scop, se vor pregati o serie de documente, in functie de spatiul ales. Ele se vor depune atat la Registrul Comertului din judetul in care va fi inmatriculata societatea, cat si la Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF).
Ce inseamna sau ce este sediul social al unei firme? Din punct de vedere legal, este adresa oficiala de corespondenta a unei societati. Acesta trebuie stabilit odata cu inmatricularea companiei, putand fi prelungit sau schimbat pe parcursul existentei acesteia.
Mai jos, vei descoperi cum se stabileste, prelungeste, schimba sau muta sediul social si care sunt actele si pasii necesari acestor operatiuni.
1. Sediul social al unei firme – ce este si care sunt actele necesare stabilirii sale?
Fotografie de Pixabay pe Pexels.com
Ce inseamna sediu social? Conform Legii Societatilor, sediul social reprezinta adresa legala si oficiala a unei firme. Ea trebuie sa se regaseasca in Actul Constituiv al unei companii si sa figureze pe toate documentele emise de aceasta.
De cele mai multe ori, sediul social este acelasi cu punctul de lucru al firmei, ambele functionand intr-un spatiu de birouri si alte anexe. Nu este exclusa nici stabilirea sa in alt loc precum:
- un birou de avocatura, prin intermediul serviciului de gazduire a sediului social;
- la domiciliul unuia dintre asociati, care poate fi o casa sau un apartament.
Ultimele doua solutii, insa, pot atrage nevoia prelungirii sau modificarii/schimbarii sediului social. In cazul gazdurii, de exemplu, valabilitatea contractului este de un an, cu posibilitatea de prelungire.
Sediul social trebuie inregistrat atat la Oficiul National al Registrului Comertului (ONRC), cat si la ANAF si presupune pregatirea urmatoarelor acte:
- cererea-tip de inregistrare;
- Actul Constitutiv al firmei;
- Hotararea Adunarii Generale a Asociatilor/Actionarilor (AGA) de stabilire a sediului social;
- documentul justificativ pentru sediul social (contract de inchiriere sau de comodat, titlu de proprietate);
- copii dupa actele de identitate ale asociatilor si administratorilor firmei.
Sediul social poate fi stabilit pentru o perioada limitata sau nelimitata de timp. In cazul primei variante, acesta trebuie prelungit sau schimbat. Schimbarea poate avea loc si atunci cand societatea se muta in alt judet.
Modificarea sediului social implica si transferul documentelor firmei la noua locatie. Daca noul sediu este un cabinet de avocatura sau domiciliul unui asociat, asigurarea bunurilor poate oferi o protectie minima in cazul avarierii sau distrugerii bunurilor asigurate, ca urmare a producerii unor evenimente precum incendii, vijelii, grindina sau cutremure.
2. Prelungirea sediului social - cand se realizeaza si ce acte sunt necesare?
Prelungirea valabilitatii sediului social este necesara in doua scenarii:
- cand acesta a fost stabilit temporar;
- cand s-a optat pentru serviciul de gazduire si se doreste prelungirea sau mutarea sediului social.
Prelungirea sediului social este necesara deoarece, in lipsa acestei operatiuni, ANAF poate declara firma inactiva.
Actele necesare la prelungirea sediului social care trebuie depuse la ANAF si la ONRC sunt:
- cererea-tip emisa de fiecare institutie in parte;
- actul aditional prin care se prelungeste contractul intial sau noul contract pentru stabilirea unui alt sediu social;
- copii dupa actele de identitate ale asociatilor si administratorilor;
- copie dupa Certificatul de Inmatriculare al societatii.
Cat dureaza schimbarea sediului social al unei firme si cand trebuie initiata procedura pentru a evita declararea inactivitatii societatii? Procesul poate dura aproximativ o saptamana la ANAF si ONRC. In functie de noul sediu, este important sa calculezi timpul necesar pentru a gasi un alt spatiu sau pentru a prelungi contractul actual.
Ce se intampla la schimbarea sau mutarea sediului social in alt judet? Din punct de vedere al actelor necesare la ANAF si ONRC, acestea vor fi aceleasi, insa modificarea presupune o procedura mai complexa.
3. Schimbarea sediului social in alt judet - ce presupune?
Fotografie de BuyandRent Homes pe Unsplash.com
Schimbarea sediului in alt judet inseamna radierea firmei la Registrul Comertului din judetul in care a activat pana la mutare si inregistrarea la ONRC in orasul in care isi va desfasura operatiunile.
Adesea, un nou sediul social implica si deschiderea unui punct de lucru. In acest context, este recomandat sa inchei o asigurare IMM care sa acopere echipamentele necesare desfasurarii activitatilor. De asemenea, daca ai deja o astfel de asigurare incheiata sau un alt tip de polita, este important sa stii ca, la momentul schimbarii sediului social, trebuie sa notifici asiguratorul despre noua adresa pentru a reflecta corect locatia asigurata in polita. In functie de noul sediu, asiguratorul poate cere o reevaluare a riscurilor asociate. Factori precum zona geografica, tipul cladirii si nivelul de securitate pot influenta primele de asigurare si conditiile politei.
De ce acte vei avea nevoie la schimbarea sediului social in alt judet? Iata lista cu documentele necesare la ANAF:
- cererea de inregistrare;
- declaratia pe proprie raspundere a administratorilor cu privire la indeplinirea conditiilor de functionare/desfasurare a activitatii la sediul social;
- Hotararea AGA de schimbare a sediului social;
- actul care dovedeste dreptul de folosinta asupra spatiului ales;
- Actul Constitutiv actualizat al firmei, in original.
In concluzie, sediul social este adresa oficiala de corespondenta a unei firme, acesta putand fi stabilit in diverse spatii. In functie de nevoile societatii, el poate fi mutat in acelasi judet sau in altul, schimbarea atragand dupa sine depunerea anumitor documente la Registrul Comertului si la ANAF.
